Sistem Pengarsipan Kwitansi Bulanan

Aspek penting dalam memiliki bisnis adalah melacak semua penerimaan bisnis. Sering kali kertas-kertas itu akhirnya dimasukkan ke dalam laci, tercampur dengan kertas lain, atau dibuang secara tidak sengaja. Jika ini terjadi, mungkin sulit untuk menemukan tanda terima yang Anda perlukan untuk keperluan pajak. Untuk memastikan bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan tanda terima lagi, kami menyarankan Anda untuk menerapkan sistem pengarsipan tanda terima bulanan kami untuk mengatur Cara cek resi Anda secara efisien.
Alat yang Dibutuhkan:

1 folder gantung merah dan folder manila yang sesuai berlabel “Faktur Belum Dibayar”
12 folder file gantung kuning, satu untuk setiap bulan, diberi label yang sesuai
12 folder manila, satu untuk setiap folder file gantung dengan label yang sesuai
12 amplop ukuran legal, satu untuk setiap arsip, untuk kuitansi kecil
Sistem

Faktur Belum Dibayar – Ajukan semua faktur yang belum dibayar di folder “Faktur Belum Dibayar” segera setelah tiba. Jadwalkan waktu sekali atau dua kali sebulan untuk memeriksa file ini dan menulis cek yang diperlukan. Tuliskan nomor cek dan tanggal pembayaran pada faktur dan simpan di berkas tanda terima bulan yang benar.

Tanda Terima Bisnis – Saat Anda mengumpulkan tanda terima bisnis lain-lain, Anda harus menyimpannya di file tanda terima bulan yang tepat. Masukkan kuitansi kecil yang longgar ke dalam amplop. Berikan file ini kepada penjaga buku di akhir setiap bulan atau masukkan kuitansi ke dalam program pelacakan elektronik Anda seperti Quickbooks.

Pernyataan Vendor – Vendor adalah seseorang tempat Anda membeli barang secara teratur. Setelah pernyataan vendor dibayar, mereka harus diajukan dalam file tanda terima bulan yang tepat. Jika Anda perlu menyimpan salinan pernyataan Anda di file vendor Anda, harap fotokopi pernyataan itu ketika sudah masuk dan arsipkan aslinya di file tanda terima bulan yang tepat, simpan salinannya di file vendor. File tanda terima kemudian harus diberikan kepada penjaga buku atau dimasukkan ke dalam program elektronik.

Tanda terima untuk Produk Klien – Beberapa eksekutif membeli materi untuk klien tertentu dan perlu menyimpan tanda terima untuk tujuan jaminan. Untuk melakukan ini, fotokopi kuitansi dan arsipkan aslinya di file kuitansi bulan yang benar. Simpan salinan di file pelanggan. Jika pelanggan membutuhkan kuitansi asli, Anda dapat mengambilnya dari file pajak Anda dengan menggunakan tanggal pada kuitansi yang difotokopi.

Biaya Penerimaan untuk Reimbursement

Alat yang Dibutuhkan:

3 file gantung, berlabel Enter, Pending, dan Reimbursed
3 folder manila, satu untuk setiap file gantung dengan label yang sesuai
3 amplop ukuran legal, satu untuk setiap file, untuk kuitansi kecil
Para eksekutif sering kali perlu melacak kuitansi mereka sehingga mereka dapat memperoleh penggantian untuk uang yang mereka belanjakan. Lain kali Anda memiliki tanda terima yang perlu diganti untuk segera mengajukannya di file “Enter”. Setelah Anda memfotokopi dan menyerahkan tanda terima untuk penggantian, simpan fotokopi di file “Tertunda”. Setelah Anda memverifikasi bahwa Anda telah mendapat penggantian, tulis nomor cek dan tanggal pembayaran diterima di tanda terima dan pindahkan ke file “Reimbursed”.

Bersihkan Tanda Terima

Pada akhir setiap tahun, file tanda terima bulanan Anda harus dihapus dan informasinya harus dimasukkan ke dalam pajak Anda. Untuk menyimpan informasi ini, cukup keluarkan folder manila dari setiap folder file yang menggantung dan letakkan di kotak file. Labeli kotak dengan tahun pajak yang benar. Kotak ini kemudian harus disimpan selama tujuh tahun. Buat map manila baru untuk setiap berkas kwitansi bulanan yang digantung dan map kwitansi yang telah diganti. Anda sekarang siap untuk tanda terima yang masuk tahun depan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *